Komuniciranje u biznisu – eMagazin br.12
Kako da podaci postanu informacije i znanje zaposlenih? – Poslovanje
Da li se sećate biltena sa kongresa komunističko-socijalističkih partija iz davnih sedamdesetih, osamdesetih pa i devedesetih godina? Kao dete verovatno ste pitali roditelje šta je to? Odgovor je bilo ili ćutanje ili sleganje ramenima, a najčešće prikriveni osmeh. Interesantno je da te gomile materijala, (kako se to nekada zvalo), stotine stranica naslaganog teksta, nisu razumeli ni oni koji su ih pisali a kamo li vaši jadni roditelji.
Soc-realistički način komuniciranja
Danas mi imamo žargon za tu vrstu komuniciranja. Kažemo da je to soc-realistički način pisanja, odnosno komuniciranja. Suština ovog vida obraćanja je da se ponudi što više podataka na gomili, po principu više je bolje. Verovatno iz straha da se nešto bitno ne ispusti, ponudi se onda i sve što je nebitno. Rezultat je potpuno besmislena informacija. Pitanje je da li takva brda podataka uopšte predstavljaju informacije?
“Tajna da ipadneš dosadan je da kažeš sve!” — Volter
Šta je informacija?
Informacija je proces i predstavlja aktivnost komuniciranja. Informisati, znači preneti znanje nekome. Tražeći informaciju mi ustvari zadovoljavamo svoju ličnu potrebu da tom informacijom svoje znanje upotpunimo. Ukoliko neki podatak, ili mnoštvo podataka koje smo primili ne poveća nivo našeg postojećeg znanja, onda ti podatci ne predstavljaju informaciju.
Komuniciranje radi komuniciranja
Da li je soc-realistični način komuniciranja i dalje prisutan u našim životima? Nažalost jeste. Svaki put kada dobijete neko rešenje od suda ili opštine, ili bilo koje druge državne institucije, to nesmisleno komuniciranje dolazi do izražaja. Čak i u poslovnoj komunikaciji naših domaćih firmi, (i privatnih), prepoznaćete taj duboko ukorenjeni princip komuniciranja radi komuniciranja.
Svi smo već odavno na svojoj koži iskusili da su u modernom društvu naša čula prezasićena informacijama. Ovaj problem postoji od kako je tehnološke civilizacije. Sa razvojem tehnologije i prerastanjem u informaciono društvo prve su se sa ovim problemom suočile baš najrazvijenije zemlje zapada. A tek kada se pojavio Internet?
Štampano ili elektronski?
Sve biblioteke na svetu, svi štampani materijali, uključujući razglednicu koju ste sa letovanja poslali, svi oni zajedno čine veoma mali procenat u odnosu na pisani sadržaj koji je objavljen u elektronskom obliku. Danas na svaku stranu teksta objavljenu u štampanoj formi, na papiru, (uključujući i razglednice), dolazi oko 30000 strana teksta koje se pohrane na elektronskim medijima (baze podataka). Kako iz ove neverovatne količine podataka kreirati informaciju koja ima smisla?
Informacioni dizajn
Kao rezultat pomenutog informacionog zasićenja nastala je nova disciplina, takozvani informacioni dizajn (eng: information design). Konkretno ova disciplina nastala je kao rezultat potrebe da ljudi bolje razumeju Web stranice ali isto tako i formulare, pravne dokumente, kompjuterske interfejse, tehničku informaciju i slično. Šta je to informacioni dizajn?
Po definiciji Internacionalnog Instituta za informacioni dizajn www.iiid.net
Informacioni dizajn je definisanje, planiranje, i oblikovanje sadržaja poruke i okruženja u kome je predstavljena sa namerom postizanja određenog cilja u vezi sa potrebama korisnika.
Po definiciji STC-a ili Društva za tehničku komunikaciju www.stc.org
Informacioni dizajn primenjuje tradicionalne i nove principe dizajna na proces prevođenja kompleksnih, neorganizovanih, ne struktuiranih podataka u vrednu informaciju koja ima smisla.
Koja su potrebna znanja za informacioni dizajn?
Informacioni dizajn je disciplina koja danas doživljava neverovatan razvoj. Zanimanje informacionog dizajnera postaje veoma traženo na zapadu. Potrebna znanja za ovo zanimanje su: grafička komunikacija, tipografija, psihologija čitanja i učenja, ljudske interakcije sa kompjuterom, istraživanja korisnosti, jasnog pisanja, primenjene lingvistike, itd. Pored toga potrebno je detaljno poznavanje prednosti i ograničenja korišćenih komunikacionih medija.
Verovatno pretpostavljate da se ova disciplina pojavila pre svega kao rezultat potrebe poboljšanja komuniciranja na Internetu. Konkretno primenjen na Web, informacioni dizajn mogao bi se definisati kao kombinacija kreiranja i organizovanja sadržaja sajta u kategorije, i korisničkog interfejsa koji podržava te kategorije. To je razvoj funkcionalnog i intuitivnog plana kojim se korisnik dovodi od tačke A do tačke B putanjom najmanjeg otpora. Rezultat ovog procesa je da se ukupno znanje korisnika sajta uvećalo a uz to je postignut i željeni cilj.
Poruku moraju kreirati ljudi
Sve do skora verovalo se da tehnologija može da pruži odgovor za sve probleme komuniciranju na Web-u. Rezultat su bili kompleksni programi menadžmenta sadržaja sajtova, kategorizacije sadržaja i slično. Međutim pokazalo se da nijedan kompjuterski program ne može sam da smisleno pripremi informaciju koja će se u te programe uneti. Program može da olakša proces komuniciranja, ali poruku moraju da pripreme ljudi. I na Web-u je neophodan dobar pisac, odnosno urednik koji će sadržaju dati smisao.
Verovali ili ne ali se informacioni dizajn primenjuje otkada je i komunikacije među ljudima, samo što mu tada niko nije dao takvo ime. Naime svaki put kada progovorite, ili nešto napišete, vi sprovodite informacioni dizajn. Svaki put kada komunicirate sa bilo kime u svojoj sredini cilj vam je da vaša informacija na najbolji način prenese vaše misli i osećanja. Kao rezultat toga ukupni rezervoar znanja u vašoj sredini će se povećati. U suštini, informacioni dizajn je veština da se informacija prenese tako da kod korisnika te informacije postigne unapred željeni cilj, da je razume onako kako ste vi želeli.
Ko su sve informacioni dizajneri?
Ko su do skora bili jedini majstori informacionog dizajna? To su svi oni koji se bave izdavaštvom, odnosno objavljivanjem informacija za širu javnost. Otvorite bilo koje novine ili magazin, poslušajte radio, pogledajte TV. Da li bi se novina sa nerazumljivim i neinteresantnim sadržajem prodavala? Da bi informacija imala smisla, ona mora da bude delotvorna.
Pravilo obrnute piramide
Primetili ste kako izgleda prosečan novinski članak. Krupan, kratak i jasno vidljiv naslov, podnaslov koji ukratko opisuje sam članak, i sadržaj razbijen u što više kratkih pasusa. Pisan jezikom koji se lako i brzo razume. Taj sistem postepenog uvođenja u sadržaj naziva se u novinarstvu “pravilom obrnute piramide“. On vam omogućuje da brzo skenirate ceo članak i čitajući prvo naslov pa onda odgovarajuće podnaslove odlučite da li ćete pročitati ceo članak. Suština je da ste makar čitajući samo podnaslove razumeli osnovnu poruku članka. Rezultat je informacija koja vam je jasna i koja se ma koliko malo od nje pročitali pretvorila u znanje. Vi ste time nešto naučili.
Pravi primer kvalitetnog informacionog dizajna je i dobra TV emisija. Zamislite muku jadnih novinara koji recimo sa jedne skupštinske sednice iz mora besmislenih informacija moraju da u tridesetak sekundi prenesu šta se to pametno u skupštini uradilo. Na stranu pitanje da li je uopšte moguće u našoj skupštini naići na smislene informacije, posao novinara je da kondenzuje mnoštvo podataka u jednu jedinu jasnu i preciznu informaciju koja će vam nedvosmisleno preneti atmosferu celokupnog dnevnog događanja.
U komuniciranju manje je bolje
Jedna od definicija informacionog dizajna je i da je on zaokupljen transformacijom podataka u informaciju, pretvarajući nešto kompleksno u nešto jednostavno za upotrebu. Da bi nešto bilo jednostavno za razumevanje mora biti kratko i jasno. Da bi se probila barijera prezasićenosti prosečnog čoveka informacijama, jedino rešenje je veoma pojednostavljena poruka. Da li je lako biti koncizan u izlaganju?
Da li je teže napisati jednu ili deset kucanih strana?
Poznata je priča kada je urednik od čuvenog pisca Ernesta Hemingveja zatražio da napiše članak povodom nekog događaja. Pitao ga je koliko mu vremena treba da pripremi tekst. On je odgovorio da ako će ići na deset kucanih strana može i sutra da ga dostavi u redakciju. Ali ukoliko tekst mora da bude sažet na jednu kucanu stranicu onda će ga dobiti tek za nedelju dana i koštaće ga sedam puta više.
Previše komunikacije
Do skora je u mnogim poslovnim sistemima postojao problem nedovoljne komunikacije (među zaposlenima, rukovodstvom, sa kupcima …). Međutim danas veći problem predstavlja pre komuniciranost u poslovanju, koje nepotrebno troši vreme kako zaposlenih tako i kupaca i korisnika. Dobar menadžer nikada nije bio onaj koji najviše vremena provodi u komunikaciji, već onaj čija je komunikacija najčistija, gde nema nerazumevanja i praznog hoda.
Elaborat ili Executive Summary?
Sećate se pojma “Elaborat”, koji je obično predstavljao knjižurinu od par stotina stranica kojima su se opravdavale investicije u ranije soc-realističke industrijske gigante. Najveći problem bio je to što ih niko nije čitao. A i da je čitao verovatno ih ne bi razumeo. Zato se danas u te svrhe priprema “Biznis Plan” koji se priprema u izuzetno konciznom formatu i retko prelazi dvadeset stranica teksta. Često je i pomenuti format biznis plana preobiman da bi preneo suštinu ideje u što kraćem roku, pa se od toga na jednu ili dve stranice priprema takozvani “Executive Summary”.
Važnost dobrog informacionog dizajna
Koliko je kvalitetna komunikacija od značaja za običnog čoveka? Koliko puta ste došli u situaciju da ne razumete neko saopštenje u vašoj firmi. Koliko li je sastanaka održano, foruma okupljeno, a da ni sami učesnici nisu znali koji je razlog njihovog okupljanja. Koliko je samo konferencija za štampu održano gde ni govornicima i predavačima nije bilo jasno koju poruku žele da prenesu. Na kraju krajeva koliko puta je nešto komunicirano i u medijima a da nikome nije bilo jasno šta je pisac hteo da kaže.
Da li informacija ima smisla ili nema?
Informacija koja nema smisla ima samo jedan žalosni efekat. Ona troši vreme svih onih koji su u proces komuniciranja uključeni. Ne poštujući pravila informacionog dizajna ne poštujete svoje vreme a ni vreme ljudi sa kojima komunicirate. Kvalitetno komunicirati znači sa minimumom napora ostvariti maksimalni efekat u komunikaciji.
21 vek je vek znanja, ne informacija
Poznato je da uspeh u bilo kojoj životnoj aktivnosti zavisi prvenstveno od kvalitetne komunikacije. Ne zaboravite da je suština komuniciranja ne u prenosu podataka već u smislenoj informaciji koja povećava ukupno znanje korisnika. Zato se i 21 vek za razliku od prošlog informacionog doba, naziva vekom znanja.
“Kompjuteri su najgluplja stvar na svetu, samo daju odgovore, a ne umeju da postavljaju pitanja” — Pablo Pikaso
Trening “Interna komunikacija za zaposlene i menadžere”
Miodrag Kostić, CMC
Autor je suvlasnik i direktor kompanije za poslovnu edukaciju i konsalting
www.poslovnaznanja.com
Ostali autorski tekstovi Miodraga Kostića
Optimizacija poslovanja – Kako sprovesti promene?
Video sa javnog treninga “Naplata potraživanja B2B kupcima” održanog u Privrednoj Komori Beograda 9 oktobra 2014 godine.
