Stalno poboljšanje rezultata poslovanja – Profit Mag. br.25
KAIZEN radionice LEAN menadžment - LEAN 6 deo
U prethodnom broju govorili smo o analizi mape toka vrednosti. Međutim mapa toka vrednosti je samo mapa i pokazuje vam gde se nalazite i gde želite da stignete. Ona ne pokazuje kako ćete tamo stići? Kao kad planirate neko putovanje, mapa je veoma korisna, čak neophodna, ali da bi ste stigli na odredište potrebno vam je mnogo više od mape. Treba da znate kako ćete se prevesti, treba vam prevozno sredstvo, treba vam put, trebaju vam znaci na putu, hrana, voda i ostali resursi. Kaizen je “kako“ postižete željena unapređenja? Kaizen se ostvaruje kroz niz radionica i posebnih projekata.
Stalno poboljšanje poslovanja!
Još jedna definicija kaizen-a je da je to stalno poboljšanje rezultata poslovanja (kontinuirano unapređivanje). Zašto je važna ova reč “kontinuirano“? Kad često putujete, putovanje postaje navika. Vremenom pripreme za putovanje postaju sve lakše i brže, tačno znate šta ćete da ponesete, lakše podnosite put, pripremljeni ste i sve je manje neprijatnih iznenađenja. Ovo važi i za primenu Lean-a, odnosno kaizen-a. Stalnim radom na unapređenjima ona postaju deo vaše prirode, postaju elementarni deo vašeg poslovanja. Samim tim te promene (unapređenja poslovanja) baš kao i česta putovanja, sve lakše i bezbolnije podnosite, čak u njima i uživate. To znači da probleme rešavate u hodu, na način Lean-a. Kaizen tako, za vas, postaje način života.
U čuvenom domaćem filmu “Sećaš li se Doli Bel?“, Slavko Štimac svako jutro kad ustane kaže sebi: “Svakoga dana, u svakom pogledu, sve više napredujem“. Ta težnja, ali i rad na tome da se svakoga dana u svakom pogledu sve više napreduje je KAIZEN.
Šta je kaizen?
Reč kaizen potiče od dve Japanske reči, “kai“ što znači promena i reči “zen“ što znači uvideti ili steći mudrost. Smisao kaizen-a je: promena na bolje ili kontinuirano unapređivanje. Cilj kaizen-a je da eliminiše štetne aktivnosti u toku vrednosti. Kaizen se obično identifikuje sa unapređenjem proizvodnje, ali se on može primeniti i na prodaju i na usluživanje, čak i na lični život pojedinca. Poenta kaizen-a je težnja za kontinuiranim unapređenjem poslovanja (ili života), tako da to postane integralni deo poslovanja.
Šta je glavna prepreka sprovođenju kaizena, posebno kod nas u Srbiji? To je shvatanje da to što radimo, radimo perfektno i da se ne mora unapređivati i poboljšavati. Takvo razmišljanje je rezultat izražene sujete u našim poslovnim (a i ostalim) krugovima. Da sve znamo i radimo najbolje i da nema potrebe za boljim. Posledica ovakvog razmišljanja je da se kod nas jako malo traže spoljni konsultanti jer se veruje da sve možemo sami. Rezultat je da nam je privreda zatvorena i samim tim ne konkurentna i ne efikasna. Ako je suština LEAN-a i KAIZEN-a da se sa manje (troškova, resursa, radne snage) proizvodi više (profita vrednosti za kupce), kod nas se sa više proizvodi manje (od svetske konkurencije).
Kaizen u akciji
Kaizen zahteva angažovanje svih, od generalnog direktora, pa do čistačice. Jedino se uloge i odgovornosti pojedinaca razlikuju.
- Viši menadžment je zadužen za definisanje organizacije kaizen-a, postavljanje ciljeva, i kreiranje kulture koja je stimulativna po razvoj kaizen-a. Takođe direktor(i) su zaduženi i za finansijsku podršku sprovođenja kaizen-a. Znam da vam to i ne moram reći, da to i sami znate, ali bez stopostotne podrške najviše upravljačke garniture, kaizen (kao i svaka promena) je osuđen na propast.
- Srednji menadžment ima zadatak da obezbedi logističku podršku, potrebne materijale kao i potrebna znanja i veštine da sprovode kaizen. Oni vode konkretne projekte unapređenja u okviru svojih nadležnosti. Oni su i odgovorni za konkretno sprovođenje kaizen-a.
- Supervizori ili vođe pojedinih radnih grupa (timova) staraju se da se kaizen sprovodi kako na nivou pojedinaca, tako i grupa ili timova. Njihov zadatak je da obezbede bezbedno sprovođenje kaizen-a, da se on sprovodi u skladu sa standardnim operativnim procedurama poslovanja. To je važno zbog toga što kaizen ne znači promenu po svaku cenu, već samo promenu na bolje. Promenu koja za rezultat ima povećanje performansi.
Eliminisanje štete
Kaizen je fokusiran na eliminisanje štetnih aktivnosti u toku vrednosti vašeg poslovanja. Dok analizirate tok vrednosti u malim koracima, primetićete štetne i ne-korisne aktivnosti koje normalno ne bi ste primetili. Štetu ili muda (na Japanskom) tražićete u sledećim oblastima:
- Transport – Da li se nešto kreće bez potrebe?
- Čekanje – Da li se na nešto čeka bez potrebe?
- Pre-produkcija – Da li se proizvodi više nego što je potrebno?
- Greške – Da li se dešavaju greške u procesima?
- Inventar – Da li imate višak inventara?
- Kretanje – Koliko imate kretanja, materijala, robe, opreme?
- Višak procesiranja – Da li je utrošeno više rada nego što treba?
- Ne-iskorišćenost ljudi – Da li zaposleni daju svoj maksimum?
Kako se sprovodi kaizen?
Metodologija primene kaizen-a se može opisati rečima PDCA – (plan) planiraj, (do) učini, (check) proveri, (act) deluj.
- Planiraj – Kreirajte plan promena i identifikujte specifične stvari koje želite da promenite. Definišite korake koji se moraju preduzeti i pretpostavite rezultate tih promena.
- Učini – Izvršite plan u probnom okruženju. Testirajte promenu na malom uzorku, ili na umanjenoj skali, da možete ispitati rezultat predložene promene.
- Proveri – Ispitajte rezultate testa. Uverite se da ste unapredili proces. Tek ako ste se uverili u profitabilnost promene (da je inovacija), primenite je na poslovanje, ako ne, probajte ponovo sa nekom drugom promenom.
- Deluj – Primenite promene na širem uzorku (celokupnom poslovanju). Uvedite promenu u vaše standardne operativne procedure.
Kaizen radionice
Kaizen se u praksi sprovodi kroz radionice (kaizen workshops). Tokom nekoliko dana projektni tim prolazi kroz kompletni PDCA ciklus ciljajući specifičnu oblast poslovanja ili konkretnu aktivnost na koju se fokusira. Tim traži štetne aktivnosti u toku vrednosti poslovanja i eliminiše ih. Predmet unapređenja može biti bilo šta: kvalitet proizvoda, interna ili eksterna komunikacija, organizacija poslovanja, prodaja, usluživanje, odnosi sa kupcima, itd. Ne zaboravite da su najefektivniji mali kaizen projekti. Naslov kaizen projekta ne može biti unapređenje usluživanja kupaca, što je suviše široko, već se mora fokusirati na konkretne aktivnosti, recimo: “Smanjenje vremena odgovora na kupčev upit“.
Obično, kaizen radionica počinje kada je “Trenutna mapa toka vrednosti“ već izrađena. Ona je osnov za dalju primenu metodologije Lean, odnosno kaizen-a. Obično, kaizen radionicu sprovešćete kroz sledeće korake:
- Trening na pripremi za sprovođenje radionice
- Analiza stanja i definisanje željene promene
- Proces implementacije konkretne promene
- Posmatranje i rafiniranje primenjene promene
- Održavanje promene
Kaizen kao stanje svesti
Kaizen radionice se obično održavaju u vreme radnog vremena kao posebni radni projekat. Izuzetno je važno da se kaizen doživi kao bilo koji drugi uobičajeni proces rada, da postane radna aktivnost koja se sprovodi redovno po unapred definisanom rasporedu. Potrebno je i neophodno da kaizen postane deo života vaše kompanije, kao i deo vašeg ličnog života, da bez njega ne možete!
Kaizen je veoma sličan postepenom inoviranju (eng; incremental innovation), gde su promene rezultat primene novih profitabilnih ideja, ali gde se promene dešavaju postepeno, jedna za drugom. Ukoliko su promene radikalne, kaizen onda poprima drugačiju formu i zove se Kaikaku. Ovaj termin odgovara radikalnom inoviranju (eng; radical innovation) koje za rezultat imaju promenu paradigme u poslovanju (suštinski menjaju poslovanje).
Na zapadu važi moto: “Ako nešto funkcioniše nemoj ga popravljati“. Kaizen kaže suprotno: “Da sve, uključujući i ono što funkcioniše, može i mora biti unapređivano“. Učinite ga, boljim, bržim, efektnijim, lepšim, atraktivnijim … Alternativa ne unapređenju je stagnacija i opadanje.
Kaizen nije skup mera unapređenja već um koji stalno teži boljim stvarima!
Na javnom treningu “Japanski poslovni model za poslovanje u Srbiji” koji smo 18 Marta 2014 godine održali sa grupom Japanskih konsultanata u Privrednoj Komori Beograda kolega Masashi Yamanaka je rekao da: “KAIZEN nije samo skup mera unapređenja, već um koji stalno teži boljim stvarima”
Miodrag Kostić, CMC
Autor je suvlasnik i direktor kompanije za poslovnu edukaciju i konsalting
www.poslovnaznanja.com
Ostali autorski tekstovi Miodraga Kostića
Video sa javnog treninga “Japanski poslovni model za poslovanje u Srbiji” održanog u Privrednoj Komori Beograda 18 marta 2014 godine.
